Gratis bericht plaatsen

Versterk de positie van je eigen site!

Rollen bij een vergadering

Vergaderingen worden gehouden om er voor te zorgen dat projecten op een goede manier verlopen. De voortgang wordt hier bewaakt en het project kan waar nodig bijgestuurd worden. Problemen komen al gauw aan het licht en kunnen in overleg opgelost worden. Maar hoe vind een vergadering plaats? Is er iemand die het gesprek leid of wordt er zo maar wat gedaan?

De voorzitter

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het op stellen van de agenda. In de agenda worden alle te bespreken onderwerpen verwerkt zodat deelnemers van de vergadering zich hier op voor kunnen bereiden. Zodra de agenda is uitgewerkt wordt deze verstuurd naar de deelnemers. Tevens regelt de voorzitter een vergaderruimte.

 

Wanneer de vergadering plaats vind zal deze geopend worden door de voorzitter, hij of zij zal hierbij het thema van de vergadering toelichten en gedurende de vergadering de structuur en sfeer bewaken. Ook hanteert hij de vastgestelde tijden per onderwerp om er voor te zorgen dat de vergadering binnen de tijd wordt afgerond. Aan het eind zal de voorzitter de vergadering afsluiten en wordt de volgende vergadering gepland.

De notulist

De notulist is degene alles noteert tijdens de vergadering. Voordat de vergadering plaats vind zorgt de notulist ervoor dat hij of zij een sjabloon heeft opgesteld met de punten van de agenda.

Tijdens de vergadering noteert de notulist de plaats en datum waarop de vergadering plaats vind. Ook worden de aan-en afwezigen genoteerd zodat duidelijk is van wie er geen input verkregen is. Zodra de onderwerpen besproken worden wordt de belangrijke zaken en afspraken genoteerd. Hierbij worden de standpunten van verschillende personen met bijbehorende motivatie genoteerd. Ditzelfde geld voor genomen besluiten. Ter afsluiting wordt de datum, tijd en plaats voor de volgende vergadering genoteerd.

De deelnemers

Voor de deelnemers is er weinig werk qua voorbereiding nodig. Zij moeten de agenda goed doorlezen en hun mening hierover klaar hebben. Tijdens de vergadering moeten zijn op een constructieve manier hun mening kunnen brengen en moeten zij zich aan de agendapunten houden. Meer taken hebben zij eigenlijk niet.

Externe deelnemers

Niet iedere vergadering heeft alleen deelnemers vanuit een en hetzelfde bedrijf. Bij grotere projecten is de kans groot dat er deelnemers zullen zijn van verschillende organisaties. Wanneer dit het geval is, is planning erg belangrijk. Breng alle deelnemers dan ook op tijd op de hoogte en zorg voor een locatie die gunstig is voor alle partijen.

Rollen bij een vergadering
Nuttige info?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Plaats je bericht © 2014 Frontier Theme
Secured By miniOrange