Vrijwel iedereen met een kantoorbaan is regelmatig op zoek naar documenten. Soms kan dit een eindeloze zoektocht zijn waar je veel tijd mee kwijt bent, zonde! Dit is namelijk helemaal niet nodig. Met de software van Infoland in de vorm van een document management systeem heb je alle benodigde documenten digitaal op één plek. Op deze manier kun je alles wat je nodig hebt snel vinden, wat ervoor zorgt dat je een stuk efficiënter kunt werken.
Document management bestaat uit vier onderdelen:
1. Documenten archiveren
Vaak is men bij het digitaal opslaan van documenten bang dat de veiligheid niet gegarandeerd is. Met document management software is dit echter wel te garanderen. De software zorgt ervoor dat de documenten veilig en slim worden gearchiveerd.
2. Documenten delen
In een bedrijfsomgeving hebben vaak veel verschillende mensen toegang tot bepaalde documenten nodig. Met een dms systeem is het mogelijk om documenten te delen. Je kunt iedereen toegang geven tot een document of slechts bepaalde mensen die het document in mogen zien. Ook is het mogelijk om tegelijkertijd in een document te werken, waarmee de laatste versie eenvoudig opgeslagen wordt.
3. Documenten scannen
Met het digitaliseren van documenten wordt scannen als eerste stap genoemd. De documenten moeten digitaal opgeslagen worden in het document management systeem. Tegelijkertijd is het mogelijk om bepaalde zoekwoorden of tags toe te voegen aan een document, zodat deze later in het systeem makkelijk teruggevonden kan worden.
4. Werkstromen optimaliseren
Met een dms systeem is het eenvoudig om een werkstroom te optimaliseren. Wanneer een document bijvoorbeeld een standaard route af moet leggen langs verschillende collega’s. Een factuur die bijvoorbeeld opgemaakt wordt en door verschillende collega’s gecontroleerd moet worden. Deze stappen kunnen via het systeem eenvoudig en overzichtelijk gemaakt en gedocumenteerd worden.
Er zijn verschillende soorten document management systemen die je aan kunt passen aan de behoeften binnen jouw bedrijf. Zo kun je voor alle bovenstaande opties kiezen of juist een pakket kiezen waarmee je puur je documenten digitaliseert en archiveert. Één ding is echter zeker: door middel van zo’n systeem zal er een stuk efficiënter gewerkt worden.
