Het is een probleem bij veel organisaties: vergaderen om het vergaderen. Elke week staan dezelfde onderwerpen op de agenda, zijn dezelfde mensen aan het woord en houden dezelfde mensen hun mond. Vervolgens grijpt de voorzitter niet in, waardoor de vergadering uitloopt en je uiteindelijk nog steeds niet weet waar je aan toe bent.
Veel deelnemers zien op tegen vergaderingen. Wanneer je zelf kritiek geeft op de huidige gang van zaken, duurt het alleen maar langer, dus je zit de rit maar uit. Dat soort vergaderingen hebben eigenlijk geen nut, waardoor je beter een keer kunt vergaderen over de vergadering zelf, om zo duidelijke afspraken te maken.
Wat kan beter?
De meeste organisaties beschikken wel over de nodige denkkracht, maar die komt er tijdens het vergaderen niet uit. Vergader dus eens over efficiënt vergaderen. Wat kun je beter doen? Waarom wordt er op deze manier vergaderd? Vraag de deelnemers om feedback en laat ze de vergadering een cijfer geven. Vraag wat de deelnemers zelf kunnen inbrengen om de vergaderingen beter te laten verlopen. Dan weet iedereen alvast waar ze kunnen beginnen.
Hoe kritisch is de voorzitter?
De meeste voorzitters denken van zichzelf dat ze het best goed doen. Echter denken de deelnemers daar vaak anders over, maar leveren ook nooit kritiek. Dan kan de voorzitter niet leren van zijn fouten. Bij verschillende typen vergaderingen horen verschillende typen voorzitters. Geef dus ook de voorzitter een cijfer en geef aan wat hij of zij beter kan doen. Moet de voorzitter sneller ingrijpen of grijpt hij juist te snel in? Is de voorzitter te dominant in zijn rol of mag hij zelf wel wat meer toevoegen aan de vergadering? Tips zijn vaak erg handig en zorgen voor bewustwording van fouten.
Opstellen van de agenda
Waarom staan bepaalde punten op de agenda en wat wil je hiermee bereiken? Vaak is de agenda van deze week precies hetzelfde als die van vorige week. Waarom staat een bepaald punt op de agenda? Wil je bij dit punt een beslissing maken, discussiëren of juist informeren? Door deze vragen te beantwoorden, wordt het gebruiken van een agenda al een stuk nuttiger. Daarnaast weten de deelnemers nu beter waar ze aan toe zijn, waardoor ze zich beter kunnen voorbereiden.
Vergadertypes
Let tijdens de vergadering eens goed op de deelnemers. Er zijn namelijk heel veel types waarmee je liever niet vergaderd. Wie zijn continu aan het woord en wie houdt vooral zijn mond? Mensen die te veel praten hebben dat soms niet eens door. Ze denken zelfs dat zij bij de betere deelnemers horen. Laat ze horen hoe de andere deelnemers daarover denken, zodat ze zich kunnen verbeteren. Je kunt hetzelfde doen voor de deelnemers die nooit iets toevoegen en gerust eens wat meer inbreng mogen hebben. Zo kunnen ze hier stukje bij beetje aan werken.