De Belastingdienst stelt ondernemingen verplicht hun boekhouding bij te houden. Deze administratie dient ook bewaard te worden, op de manier zoals de Belastingdienst voorschrijft.
Als financieel administratief medewerker is het belangrijk om op de hoogte te zijn van deze richtlijnen. In dit artikel wordt uitgelegd aan welke eisen je administratie precies moet voldoen.
De administratie dient als onderbouwing van je belastingaangifte. Wanneer je gebruik maakt van een goed boekhoudprogramma, kun je hier zonder al te veel moeite je aangifte uit halen. Je moet altijd kunnen aantonen wat je inkomsten, uitgaven en activiteiten zijn geweest, gezien hierop de inkomsten- of vennootschapsbelasting wordt gebaseerd. Om dit volgende de door de Belastingdienst gestelde richtlijnen te doen, moet je de volgende zaken bewaren, mits deze ook daadwerkelijk van toepassing zijn op jouw bedrijf:
- Kopieën van verzonden facturen
- Ontvangen facturen
- Tussentijdse controleberekeningen
- Bankafschriften
- Kas-administratie en kassabonnen
- Agenda’s of andere afsprakenboeken
- Boekhoudsoftware en databestanden
- Rittenadministratie van bedrijfswagens en zakelijke auto’s
- Boekhoudsoftware en databestanden
- Correspondentie
- Urenregistratie
Het grootste deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Zo bewaart je bank de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Wanneer je gebruik maakt van een kassa is het aan te raden om voor een systeem met het ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die in deze systemen worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Helaas zijn er ook nog veel gegevens die je zelf regelmatig bij moet houden.
Online boekhoudprogramma
Als je gebruik maakt van een online boekhoudprogramma, blijft veel van bovengenoemde verplichte data automatisch opgeslagen. Al je facturen en rekeningen zitten in het programma en zijn opgeslagen in de cloud, waar ze veilig zijn. Het bewaren van je financiële gegevens mag namelijk sinds 2009 ook digitaal, wat voor veel mensen een hele opluchting is. De elektronische factuur zijn sinds 2009 gelijkgesteld aan de papieren factuur. Ook van bonnetjes en inkomende rekeningen mag je een digitale versie bewaren. Dit moet echter wel een goede scan of foto zijn, waarop de echtheidskenmerken goed leesbaar zijn.
Bewaartermijn
Het is wettelijk verplicht om je administratie ten minste zeven jaar te bewaren. Na afloop van deze periode zal de fiscus je er niet meer om vragen. Mocht je dus nog boeken hebben uit 2009, dan mag je die dit jaar bij het oud papier dumpen. Digitale gegevens moeten digitaal bewaard blijven, zelfs wanneer je ze al afgedrukt hebt. Deze gegevens mag je echter wel converteren naar een nieuwe programma’s, wanneer je bijvoorbeeld overstapt op een andere computer of nieuwe boekhoudsoftware.
