Het blijkt uit een onderzoek dat 60% van de ondernemingen slecht bereikbaar is tijdens kantooruren. Het kan zo zijn dat potentiële klanten jou proberen te bellen, maar jij niet de gelegenheid hebt om de telefoon op te nemen. Jij wil hier als organisatie natuurlijk niet bij horen. Daarom een aantal tips om de telefonische bereikbaarheid te verbeteren.
Waarom is het eigenlijk belangrijk om goed bereikbaar te zijn?
Voor alle ondernemers in verschillende branches is het belangrijk om goed contact te hebben met de klant. Elk contact moment kan een klant opleveren. Veel van deze contactmomenten vinden telefonisch plaats, dus de eerste indruk vindt ook plaats via de telefoon. Het is gebleken uit onderzoek dat een groot deel van de consumenten overstappen naar de concurrent omdat er telefonisch moeilijk contact kan worden gelegd. Dit is natuurlijk een gemiste kans wanneer het een potentiële klant was, waardoor je dus omzet kan missen.
Tip 1. Beantwoorden telefoon
Je wordt van het kastje naar de muur gestuurd wanneer je iemand probeert te bereiken. Dit is iets wat veel mensen waarschijnlijk kennen. Er is iemand niet bereikbaar, dus je wordt doorverbonden met iemand anders die jou niet de juiste informatie kan geven. Hosted telefonie zou hier een goede oplossing voor zijn. Met een werkende internetverbinding ben je altijd en overal bereikbaar. Geen geklooi met vaste en mobiele nummers of met het doorverbinden van de juiste persoon.
Lange wachttijden is een van de grootste ergernis als er gekeken wordt naar telefonisch contact. Dat muziekje wat je te horen krijgt ben je na een halve minuut ook al zat. Wat belangrijk is wanneer een klant moet wachten is communiceren. Wanneer er gecommuniceerd wordt hoelang de wachttijd is, weet de klant waar hij aan toe is. Wat helemaal fijn is, is het aangeven wanneer er een langere wachttijd is. Er kan dus aangegeven worden dat er bijvoorbeeld een langere wachttijd is op maandag tussen 9.00 uur en 10.00 uur.
Tip 2. Vindbaarheid
Hoe kan je bereikbaar zijn als je telefoonnummer moeilijk te vinden is. De klant moet dan veel te veel moeite doen om uberhaupt al een telefoonnummer te bemachtigen. Het is daarom handig als deze te vinden is in google. Een totaal plaatje met alle informatieve gegevens van het bedrijf zoals: plaats, contact informatie en openingstijden.
Tip 3. Terug bellen
Een terugbel afspraak loopt niet altijd zoals het moet. Communicatie is hierbij weer heel belangrijk. Binnen welke periode bel je terug? Bel je überhaupt daadwerkelijk terug? Het gebeurt te vaak dat er een terugbel verzoek wordt ingediend maar dat er niet gebeld wordt. Dit is natuurlijk slecht voor je bedrijf wanneer dit gebeurt. Je kan op dat moment rekenen om slechte mond tot mond reclame. Dit wil je natuurlijk niet. Zorg er dus voor dat terugbelafspraken ook daadwerkelijk gedaan worden.
